6 consejos para gestionar mejor tu Base de Datos de candidatos

Organizar es una tarea que requiere esfuerzo y constancia pero nos ayuda a ser más productivos y a focalizarnos. Si comparamos las Bases de Datos de candidatos con una casa o habitación lo verás claro.

Mantener nuestra casa organizada puede dar pereza, incluso encontrar el día para poner orden a todo el caos parece imposible. Sin embargo, mantener un ambiente ordenado y limpio reduce el tiempo que pasamos buscando objetos perdidos y reduce la frustación, y hace que estemos más a gusto. ¿Ya entiendes la similitud?

Tu Base de Datos es como tu casa. Mantenerla ordenada hará que tu equipo de reclutadores sea más productivo, y el tiempo que ahorrarás es muy valioso.

Por otro lado, el verdadero objetivo detrás de mantener una Base de Datos organizada y actualizada es ser capaz de cribar y conseguir un listado de candidatos potenciales cada vez que hay una vacante a cubrir en tu empresa.

1. Crea un proceso de gestión de candidatos para tu equipo de reclutadores

Desarrolla un proceso junto y entre tu equipo de reclutadores para gestionar los candidatos y currículums en la Base de Datos de la misma forma. El proceso se aplicará a todos los candidatos, tanto los que se inscriben a las ofertas de empleo mediante portales o tu página de empleo, o los CVs que cada reclutador vuelca directamente en el Software de Reclutamiento. Todos deben contener información unificada, etiquetas, etc. La improvisación y el azar son geniales, pero no en el caso de las bases de datos.

2. Evalúa y categoriza los datos que ya tienes (¡y añade etiquetas!)

Si no categorizas la información en tu base de datos da igual el número de candidatos que tengas. La información debe ser válida y tiene que estar categorizada para que pueda hacer su función. Te propongo una clasificación básica que te servirá para empezar, pero ten en cuenta que cada empresa es un mundo y quizá debas crear tu propia clasificación.

Potencial Alto: puede que estos candidatos no sean un perfect match para la posición que intentas cubrir ahora, pero tienen un perfil altamente cualificado para futuras vacantes.
Potencial Medio: en esta categoria se encuentran los candidatos que trabajan en el mismo sector, pero puede que no estén buscando empleo o no encajen en la oferta de empleo actual.
Otros: estos candidatos pueden tener un CV cualificado pero no en nuestro sector. No obstante, siempre debes guardar su información y clasificarla en tu base de datos porque podrían encajar para bajas por ejemplo.

3. Establece un proceso para evitar los candidatos duplicados

Si tus reclutadores dejan que los duplicados vayan a sus anchas, sin unir ficheros o eliminarlos, tu Base de Datos se va a convertir en un caos total. Obviamente, esta desorganización se traduce en coste de tiempo y dinero. Con un Sotware de Reclutamiento que detecte y te avise de candidatos duplicados por fichero, nombre, apellidos, etc., tendrás este tema más que solucionado.

4. Haz acciones de comunicación masivas

Si tienes claro qué tipo de información manejas sobre tus candidatos y teniéndola ordenada y clasificada a tu gusto como te he comentado en el punto 2, te será muy fácil detectar con qué candidatos debes comunicarte y a cuáles quieres enviar una oferta para que se inscriban. Para ser eficiente y ahorrar tiempo, es importante que estas acciones sean masivas y puedas hacerlas en un solo clic para todos los candidatos.

5. Monitoriza la actividad de tu equipo

Establece unos criterios claros sobre cómo quieres que todos los reclutadores examinen y gestionen los nuevos candidatos. También puedes establecer objetivos de volumen de candidatos por categorizar, examinar o limpiar. Si estableces estos criterios te recomendamos que hagas una restrospectiva con tu equipo y analices los resultados de forma semanal. Por ejemplo: número de candidatos que se han seleccionado, categorizado y etiquetado de forma adecuada y cuáles no. De esta manera mejorarás la gestión de tu base de datos por parte del equipo de forma exponencial día tras día.

6. Mantén tu Base de Datos siempre limpia

Mantener tu base de datos organizada y actualizada es la clave para mejorar la gestión de candidatos.

Si se te ha ido de las manos hasta el punto que no puedes fiarte de la información de la que dispones… ¡STOP! Tómate un tiempo para poner orden y empezar de nuevo. No dejes que la bola de nieve se haga cada vez más grande. Dedica un tiempo cada semana a organizar tu base de datos, verás que compensa.